Электронный документооборот для Пятого канала: актуальный тренд или производственная необходимость?

Сотрудники компании "Первый БИТ" объявляют о завершении первого этапа проекта по автоматизации документооборота для телерадиокомпании «Петербург-Пятый канал».

Проект, реализованный на базе «1С: Документоборот», позволил упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери документов, сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

На сегодняшний день можно смело сказать: первый этап автоматизации прошёл успешно!

Днем рождения Ленинградского телевидения принято считать 7 июля 1938 года — в этот день вышла в эфир первая постановочная передача, а с августа началось регулярное вещание. До этого с 1937 года на улице Академика Павлова работал Ленинградский опытный телевизионный центр.

Ленинградское телевидение во всём было передовым. 1 мая 1949 года впервые в СССР был показан телевизионный репортаж с Дворцовой площади в Ленинграде. Первый отечественный видеомагнитофон был испытан при создании программ Ленинградского телевидения. Ленинградские телевизионщики участвовали в проведении первых телерепортажей из космоса.

Сегодня телепрограмма Пятого канала присутствует в эфире 82 субъектов РФ и доступна телеаудитории, превышающей 130 миллионов человек. Эфирным и кабельным телевизионным вещанием Пятого канала охвачены 1952 населенных пункта в различных регионах России, в том числе все города-миллионники.

Документооборот на любом предприятии — это непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или отправки. Документооборот объективно отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять бизнес-процессами. Однако зачастую именно он и является источником головной боли руководителя компании.

Недостатков бумажного документооборота множество — это и большое количество бумажных носителей, и длительный поиск нужного документа, и сложность контроля исполнения документа, и длительное согласование документов, и многое другое. Всё это может препятствовать оперативной работе сотрудников, а в некоторых случаях — полностью парализовать деятельность компании. Чего стоит только один поиск затерявшегося бумажного документа в архиве! Поэтому всё более актуальным становится вопрос о переводе документооборота компании в электронный вид. Выбор системы электронного документооборота — шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и развитие самой компании.

Использование специализированной системы документооборота даёт компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных. Таким программным продуктом является комплексное решение «1С:Документооборот».

В качестве подрядчика была приглашена команда специалистов проектного департамента Северо-Западного подразделения компании «Первый БИТ». Условно весь проект по автоматизации системы электронного документооборота можно разделить на несколько фаз.

На первом этапе было необходимо оптимизировать работу двух блоков — входящей и исходящей документации. Сотрудники компании «Первый БИТ» провели следующие мероприятия:

1) Моделирование бизнес-процессов, консультирование по вопросам автоматизации документооборота входящих и исходящих документов, обучение пользователей по этим блокам.

2) Настройка «1С:Документооборота» проводилась совместно с функциональными пользователями заказчика.

3) В ходе внедрения использовалось торговое оборудование по распознаванию и печати штрихкодов в документах, считывающие устройства с функцией потокового сканирования. В дальнейшем планируется применение электронных факсов и электронно-цифровой подписи с различными возможностями аутентификации.

4) Проводилось общее и индивидуальное обучение сотрудников.

Достоинства выбранного подхода очевидны:

1) на поиск нужных документов теперь тратится значительно меньше времени по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Как следствие — повышение производительности компании;

2) система позволяет уменьшить ошибки, связанные с человеческим фактором;

3) секретари отмечают удобство работы с потоковым сканером и штрихкодами на документах, а также тратят меньше времени на регистрацию входящих документов;

4) значительно сокращаются издержки организации на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте, и на человеческие трудозатраты.

Проект развивается, и в планах — внедрение блока внутренней документации, разработка обмена данными с конфигурацией «1С: Управление производственным предприятием» в части кадровых документов. А нам остаётся и дальше следить за успехами дружественного тандема «Первый БИТ» & «Петербург-Пятый канал» и радоваться новым победам.